O primeiro passo para criar uma atividade de extensão é realizar o registro da atividade no SIEX (Sistema de Informação de Extensão). No SIEX, serão necessárias informações como: título, introdução e justificativa, objetivos, metodologia, entre outras. Confira no sistema todos os itens necessários: 

Link: https://sistemas.ufmg.br/siex 

Além do registro da atividade de extensão no SIEX, é necessário abrir um processo no SEI para aprovação da ação no Departamento do proponente, no Colegiado do Cenex e, quando houver recursos financeiros, na Congregação (necessariamente nessa ordem). 

Confira o manual de submissão das atividades de Extensão no site da Faculdade de Educação (aba Cenex): 

Link: https://www.fae.ufmg.br/extensao/  

Caso a atividade conte com membros não vinculados à UFMG, é necessário anexar no SIEX o Termo de Adesão do Colaborador Externo, cujo modelo encontra-se disponível no SEI. 

Em caso de dúvidas, acesse o Manual do Usuário Externo. 

O anexo de aprovação da atividade no SIEX é inserido pela equipe do CENEX após a conclusão da aprovação pelas instâncias competentes.  

Em caso de dúvidas você pode ir presencialmente no Colegiado de Extensão nos horários indicados para atendimento a comunidade FaE ou consultar a explicação completa sobre o SIEX, disponível no site da Pró-Reitoria de Extensão da UFMG 

Link: https://www.ufmg.br/proex/siexufmg/ 

Acesse o Manual completo do SEI construído pela UFMG.  

Link: https://sei.ufmg.br/index.php/manual-completo-sei/  

Não. O prazo de vigência é de 5 (cinco) anos, contados a partir da data da primeira aprovação nas instâncias da Faculdade de Educação (Departamento, Colegiado de Extensão e, quando for o caso, Congregação). Isso significa que a atividade de extensão só precisa ser aprovada nessas instâncias a cada cinco anos. Essa prerrogativa só se altera caso haja mudança do objeto da atividade ou aporte de recursos diferente do previsto na primeira aprovação. 

Atenção: Os cursos de aperfeiçoamento possuem prazo de vigência de 2 (dois) anos.  

Já a data de término corresponde ao período definido pela/o coordenadora/or para o desenvolvimento efetivo da ação. Essa data pode ser alterada, sem necessidade de nova aprovação, desde que dentro do período de vigência da atividade.  

A data de término da atividade não pode ser posterior ao prazo de vigência.  

Situações possíveis: 

O projeto foi aprovado em 2025, com vigência até 2030 (cinco anos). A ação foi desenvolvida entre 2025 e 2026. Em 2027, não houve atividades. Se a ação não foi concluída, em 2028 é possível retomá-la com o mesmo registro, sem necessidade de nova aprovação, desde que o desenho da atividade permaneça o mesmo. Nesse caso, serão feitas apenas atualizações no registro, sem tramitação completa. 

O projeto foi aprovado em 2025, com vigência até 2030 (cinco anos). Na época da aprovação, não havia recurso, mas em 2027 passou a ter. Se o desenho da atividade for o mesmo, a aprovação deverá ocorrer somente na Congregação, uma vez que será apreciado apenas o novo aporte de recurso, inexistente na aprovação inicial. 

Assim, é necessário que a/o coordenadora/or reencaminhe o processo inicial no SEI ao Colegiado do CENEX, com as devidas aprovações (Departamento e Colegiado de Extensão), juntamente com o formulário de recursos financeiros, para que seja analisado pelo Colegiado do CENEX e, em seguida, encaminhado à Congregação. 

Caso você deseje prorrogar o prazo de vigência da sua atividade de extensão, é necessário seguir o mesmo fluxo de aprovação de uma nova atividade no SEI. Não há necessidade, porém, de criar um novo registro no SIEX, basta acrescentar o PDF da proposta já existente.

No SIEX além da classificação por tipo de atividade de extensão, as ações são classificadas com o status: 

 Aguardando confirmação de participação.  

Indica que as pessoas que foram listadas na equipe ainda não confirmaram a participação a atividade de extensão. Só depois da confirmação de todas as pessoas listadas na equipe que a atividade segue para aprovação do Colegiado de Extensão. 

Aguardando aprovação do Cenex 

Indica que a atividade foi enviada para aprovação do Colegiado de Extensão. Será aprovada após deliberação do Colegiado de Extensão ou ad referendum pela coordenação. Caso haja recurso, será encaminhada à Congregação para apreciação. Após a aprovação, a ação passará a ter o status de em desenvolvimento. 

 Em desenvolvimento 

Indica que a atividade está em execução dentro do período registrado e que foi atualizada há menos de um ano. 

Registro desatualizado 

Trata-se de uma atividade de extensão com o prazo de vigência e prazo de término válidos, mas há mais de 1 (um) ano não tem atualização dos resultados. Assim, sinaliza que os dados constantes no registro não refletem a situação atual da atividade. O registro desatualizado compromete a participação em editais e o reconhecimento institucional da atividade. 

 Prazo de vigência expirado 

A atividade atingiu a data final de vigência. Requer nova aprovação nas instâncias da Faculdade de Educação ou o seu encerramento.  

 Concluída 

Significa que a atividade de extensão foi formalmente encerrada: o período de execução terminou e houve registro de conclusão pela/o coordenadora/or.  

Sim. É possível inserir pessoas de diferentes instituições e com diferentes funções na equipe. No caso de pessoa que estará como colaboradora, será necessário anexar no SIEX o Termo de Adesão do Colaborador Externo.  

Para atualizar uma atividade de extensão no SIEX, a/o coordenadora/or deve acessar o sistema e selecionar a opção “Atualizar dados da ação”. É possível alterar quase todos os campos do SIEX (introdução, objetivo, metodologia, etc.) 

Alterações mais significativas (como mudanças de coordenadora/or ou de unidade) exigem novas aprovações nas instâncias da Faculdade de Educação. 

– Para alterar a unidade à qual uma atividade de extensão é vinculada, as aprovações devem acontecer normalmente, seguindo as mesmas etapas de uma nova ação de extensão. 

No SIEX 

Acesse o sistema via Portal MinhaUFMG  e vá ao menu “Minhas atividades de extensão”.  

Selecione o registro da atividade que deseja atualizar.  

Altere os campos desejados ou acrescente novas informações. Use o botão “Salvar” ou “Salvar e avançar”.  

Após fazer as alterações completas, clique em “Submeter à auditoria” 

A/o nova/o coordenadora/or deve solicitar ao seu departamento a inclusão, no processo do SEI, de documento de aprovação à sua participação como coordenadora/or. 

A/o coordenadora/or atual deve efetuar a troca de coordenação no SIEX, salvar a alteração e submeter para auditoria do CENEX. Após a análise do documento, a secretaria do CENEX aprova a alteração. 

Caso a/o coordenadora/or atual da ação tenha se aposentado, ela/e não terá mais acesso ao SIEX, dessa forma, será necessário solicitar a troca de coordenação ou a conclusão da atividade ao CENEX, pelo email cenex@fae.ufmg.br.

Após a auditoria, a/o coordenadora/or da atividade receberá um e-mail informando se a atualização foi aprovada ou reprovada. 

Não. Cada atividade de extensão possui um registro próprio. Assim, é necessário que a atualização seja realizada em todos os registros vinculados. 

Importante: No âmbito da Política Nacional de Extensão Universitária, um Programa é constituído por, no mínimo, dois (2) projetos e pelo menos mais um tipo de atividade de extensão. No âmbito da UFMG, a vinculação a dois (2) projetos com status ativo no SIEX já configura um Programa. 

Dessa forma, a desatualização de um projeto (no caso de Programas que possuem apenas dois (2) projetos vinculados) faz com que o Programa, formalmente, deixe de ser reconhecido como tal. No SIEX, ele mantém a denominação de Programa, mas, para efeitos de participação em editais da Pró-Reitoria de Extensão, por exemplo, isso gera impacto negativo. 

Não. É necessário criar o registro do Programa, demonstrando especialmente o eixo comum às ações dos Projetos (mínimo 2) e outras atividades de extensão (curso, evento, prestação de serviço). Após a criação do registro do Programa é possível fazer a vinculação dos projetos ao programa. A/O coordenadora/or do programa que faz a vinculação. É necessário ter o número de registro dos projetos. No SIEX, Na aba “atividades vinculadas”, insere-se o número de registro do projeto e clica em “adicionar. A/O coordenadora/or do projeto receberá a notificação de vinculação.